Antworten auf häufig gestellte Fragen zur Nutzung des ÖGD-Portals

Die Registrierung für das ÖGD-Portal ist über diese Registrierungsseite möglich. Bitte beachten Sie den mehrstufigen Registrierungsprozess:

1. Verifizierung der E-Mailadresse
2. Zusendung Zugangslink zum Registrierungsformular (72 Stunden gültig)
3. Registrierung über das Webformular und Absenden
4. Erhalt der Benutzer-ID für das Portal per E-Mail
5. Prüfung der Registrierung durch das Gesundheitsamt und Freigabe der Einrichtung (Bitte beachten Sie, dass dies eventuell mehrere Tage dauern kann)
6. Erhalt des Kennworts für das Portal per E-Mail
7. Einrichtung der 2-Faktor-Authentifizierung beim ersten Login-In

Im Zuge der Registrierung erhalten Sie zwei E-Mails. Die erste E-Mail enthält Ihre Einrichtungs-ID. Sobald das Gesundheitsamt Ihre Einrichtung freigegeben hat, erhalten Sie eine zweite E-Mail mit dem Passwort. Falls Sie eine der E-Mails nicht erhalten haben, prüfen Sie bitte zunächst, ob diese in Ihrem Spam-Ordner abliegt.

Falls Sie die erste Registrierungsmail (enthält Einrichtungs-ID) nicht bekommen haben, können Sie eine erneute Registrierung auslösen, indem Sie Ihre Daten nochmals in das Registrierungsformular eingeben. Wenn Sie auch dann keine E-Mail erhalten, schreiben Sie uns bitte über das Kontaktformular.

Falls Sie eine Benutzer-ID aber kein Passwort erhalten haben, kann es sein, dass das Gesundheitsamt Ihre Einrichtung noch nicht freigegeben hat. Wenn Sie auch nach zwei Tagen keine Passwort-Mail erhalten haben, wenden Sie sich bitte an den Support über das Kontaktformular.

Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie dieses auf der Log-In Seite des ÖGD-Portals erneut anfordern. Sie erhalten dieses dann per E-Mail. Bitte überprüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner.

Auf der Log-In Seite des Portals können Sie ein neues Passwort beantragen. Wenn Ihnen Ihre Log-In Daten, also Ihr Benutzernamen und Ihr Passwort, nicht mehr vorliegen, senden Sie uns bitte eine Nachricht über das Kontaktformular.

Bei der ersten Anmeldung im Portal muss eine 2-Faktor-Authentifizierung eingerichtet werden. Für den Übermittlungsweg des Prüfcodes kann zwischen Google Authenticator (Smartphone), SMS (Smartphone) oder WinAuth (Desktop) ausgewählt werden. Alle Schritte werden bei der Anmeldung erklärt.

Eine genaue Anleitung zur Einrichtung der 2-Faktor-Authentifizierung finden Sie außerdem hier. Sollten dennoch Probleme auftreten, schreiben Sie bitte an das Supportteam über das Kontaktformular.

Falls Sie eine Authentifizierung über SMS ausgewählt haben, können Sie die Authentifizierung auch weiterhin nutzen, wenn die Mobilfunknummer dieselbe ist. Wenn Sie den Google-Authenticator nutzen und den QR-Code gesichert haben, können Sie die 2-Faktor-Authentifizierung erneut einrichten. Falls die 2-Faktor-Authentifizierung zurückgesetzt werden muss, senden Sie uns, möglichst unter Angabe ihrer Benutzer-ID eine Nachricht über das Kontaktformular.

Falls ein zusätzliches Nutzerkonto zu einer bereits registrierten Einrichtung angelegt werden soll, registrieren Sie die Einrichtung bitte erneut mit Angabe des Benutzers, der hinzugefügt werden soll über das Registrierungsformular.

Wenn Sie bestehende Benutzerdaten oder Einrichtungsdaten ändern möchten, senden Sie uns bitte eine Nachricht über das Kontaktformular.

Sie können die Daten über mehrere Wege im System übermitteln.

Wenige Meldungen können Sie direkt per Onlineformular eingeben. Bei der Meldung einer größeren Anzahl von Personen empfiehlt sich der Import einer Datei. Hier steht Ihnen eine Vorlage für eine CSV-Datei bereit, die in Excel bearbeitet werden kann.

Im Rahmen der Meldung der Schulanfänger haben Sie außerdem die Möglichkeit eine Datei aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm edoo.sys zu erstellen, sofern Sie dort die Daten der Schulanfänger eingepflegt haben. Die Datei kann dann hochgeladen werden.

Für alle Meldewege stehen Anleitungen auf der Startseite des Portals zur Verfügung.

Falls Sie Schulanfänger im Rahmen der Schuleingangsuntersuchung melden möchten, empfiehlt sich hierfür die Exportfunktion des Schulverwaltungsprogramms edoo.sys zu nutzen.

Alternativ besteht die Möglichkeit, auch im Rahmen der Meldungen für das Masernschutzgesetz, eine CSV-Datei zu importieren. Diese Vorlagen finden Sie im Kasten (Widget) der jeweiligen Meldeart. Bitte nutzen Sie ausschließlich die jeweilige Vorlage für die entsprechende Meldeart. Die CSV-Vorlage können Sie herunterladen, in Excel befüllen und über das Portal übermitteln. Falls Sie auf der Startseite des Portals keine Informationen zur benötigten Meldeart sehen, schreiben Sie uns bitte über das Kontaktformular.

Schulen haben die Möglichkeit im Schulverwaltungsprogramm edoo.sys eine Datei mit den Daten der Schulanfänger zu exportieren. Hierfür wurde eine spezielles Exportformat entwickelt. Anleitungen und Hilfestellungen hierzu finden Sie auf dem Service-Desk von edoo.sys.
Die Datei können Sie dann mit wenigen Klicks über den Button „Import Datei edoo.sys“ im ÖGD-Portal hochladen. Bitte beachten Sie, dass Daten nur im Programm edoo.sys geändert oder korrigiert werden können, sollten Sie nachträglich Änderungen an den Daten vornehmen wollen. Die Datei muss dann erneut exportiert werden. Bitte bearbeiten Sie keinesfalls die Datei und korrigieren dort Daten. Dies führt beim Hochladen der Datei zu technischen Problemen und die Daten können dann nicht korrekt zum Gesundheitsamt übertragen werden.

Der Upload-Prozess umfasst mehrere Schritte: Dateiauswahl, Validierung, Absenden.
Nachdem die befüllte Datei ausgewählt wurde, prüft das System den Datensatz auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Falls der Datensatz "Fehler" enthält, kann der Datensatz nicht hochgeladen werden und Sie erhalten eine Rückmeldung des Systems bzgl. der Ursachen. Bitte korrigieren Sie den Datensatz und starten Sie den Upload-Vorgang erneut.
Beachten Sie hierbei auch die Ausfüllhinweise und die Rückmeldungen des Systems.

Falls Sie dennoch Probleme beim Upload haben, melden Sie sich bitte über das Kontaktformular.

Gemäß Art.9 DSGVO gelten für die personenbezogenen Daten und Gesundheitsdaten besondere Bestimmungen. Die Meldung über das Portal gewährleistet eine digitale und datenschutzkonforme Übermittlung dieser sensiblen Daten.

Die von Ihnen gemeldeten Daten werden ausschließlich und sicher an das für Ihre Einrichtung zuständige Gesundheitsamt übermittelt und dort entsprechend bearbeitet. Alle Daten werden im Portalsystem gemäß den mit dem Landesdatenschutz vereinbarten Fristen gelöscht.